Baza Wiedzy i Analizy

Wdrożenie KSeF to krok milowy w cyfryzacji, jednak błędne jest przekonanie, że system ten stanowi magiczne rozwiązanie wszystkich problemów z fakturowaniem. KSeF jest jak precyzyjny listonosz – gwarantuje, że faktura ma poprawny adres (format) i zostanie dostarczona, ale nie analizuje, czy treść listu ma sens biznesowy. Błędy merytoryczne, takie jak nieprawidłowe ceny, ilości czy opisy usług, nadal pozostają odpowiedzialnością firm.

Jednym z najczęstszych i najdroższych problemów są duplikaty. Mogą one powstać z różnych przyczyn: pomyłka pracownika, ponowne wysłanie tej samej faktury przez dostawcę w innym okresie rozliczeniowym, czy błędy w integracji systemów. KSeF, przypisując każdej fakturze unikalny numer, eliminuje proste duplikaty 1:1, ale nie poradzi sobie z fakturami o minimalnie zmienionych danych (np. inny numer własny, ta sama kwota i data), które biznesowo dotyczą tej samej transakcji.

Innym istotnym ryzykiem są anomalie cenowe. Stopniowe, nieuzasadnione podwyżki cen od stałych dostawców, błędy w zastosowaniu umówionych rabatów czy faktury za usługi, które nie zostały wykonane – to wszystko przejdzie przez walidację KSeF bez żadnego problemu. Bez dodatkowej warstwy analitycznej, która porównuje dane historyczne i warunki kontraktowe, takie "ciche" straty mogą narastać przez miesiące, generując ogromne, niepotrzebne koszty.

- Adrian Jezik, 22.09.2025

Decyzja o wyborze partnera technologicznego do wdrożenia KSeF będzie miała długofalowe konsekwencje dla Twojej firmy. To nie jest jednorazowy zakup oprogramowania, ale wybór partnera, który będzie wspierał jeden z najbardziej krytycznych procesów biznesowych. Zanim podejmiesz decyzję, musisz spojrzeć znacznie dalej niż tylko na podstawową funkcję wysyłania i odbierania e-faktur z rządowej platformy.

Kluczowe pytanie, które należy zadać, brzmi: "Czy to rozwiązanie jest tylko 'konektorem' do KSeF, czy oferuje realną wartość dodaną?". Wiele prostych narzędzi kończy swoje działanie w momencie otrzymania Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO). Prawdziwe wyzwania biznesowe zaczynają się jednak właśnie w tym miejscu. Jak faktura zostanie zintegrowana z wewnętrznym obiegiem akceptacji? Jak system pomoże w weryfikacji merytorycznej? Czy oferuje jakiekolwiek mechanizmy kontrolne, które zminimalizują ryzyko?

Dlatego Twoja checklista powinna zawierać punkty dotyczące nie tylko zgodności technicznej, ale przede wszystkim funkcjonalności biznesowych. Sprawdź, czy dostawca oferuje elastyczny moduł workflow, czy posiada wbudowane mechanizmy analityczne do wykrywania anomalii, jakie ma doświadczenie w integracji z Twoim systemem ERP i czy zapewnia pełne wsparcie techniczne po wdrożeniu. Pamiętaj, że inwestujesz nie w "zgodność z KSeF", ale w bezpieczeństwo i efektywność Twojego działu finansowego na lata.

- Adrian Jezik, 22.09.2025

Największą zmianą operacyjną, jaką KSeF wprowadzi w większości firm, jest całkowita rewolucja w procesie obsługi faktur zakupowych. Dotychczasowy, chaotyczny model, w którym dokumenty spływały z wielu źródeł - e-mailem, pocztą, a czasem w formie zdjęcia - zostanie zastąpiony przez jeden, scentralizowany strumień danych prosto z rządowej platformy. To ogromna szansa na uporządkowanie, ale też ryzyko paraliżu, jeśli proces nie zostanie odpowiednio przeprojektowany.

Firma musi teraz proaktywnie pobierać faktury z KSeF, ponieważ system nie wysyła żadnych powiadomień. Pierwszym krokiem jest więc zdefiniowanie, kto i jak często będzie to robił. Kolejnym, znacznie trudniejszym wyzwaniem, jest stworzenie cyfrowej ścieżki akceptacji. Jak pobrana faktura ma trafić do właściwej osoby w firmie, która potwierdzi, że usługa została wykonana lub towar dostarczony? Jak powiązać ją z zamówieniem (PO) i centrum kosztowym?

Odpowiedzią jest wdrożenie prostego systemu workflow, który na podstawie danych z faktury (np. NIP dostawcy, opis w treści) automatycznie skieruje ją do odpowiedniego menedżera. Taki system musi również umożliwiać cyfrową akceptację, dodawanie komentarzy i śledzenie całego procesu aż do momentu zaksięgowania. Inwestycja w taką automatyzację to nie luksus, a konieczność, by dział księgowości nie utonął w morzu cyfrowych dokumentów wymagających ręcznej obsługi.

- Adrian Jezik, 22.09.2025